Condiciones del servicio

1. Objeto

1.1. Estas condiciones regulan la prestación del servicio Optimia (el «Servicio») por Mext Marketing, S.L., con CIF B93841641, domicilio en Paseo de la Independencia 30, 1.º C, 50004 Zaragoza e inscrita en el Registro Mercantil de Zaragoza, hoja Z-78609, inscripción 1.ª (correo alexander@optimia-app.es; WhatsApp +34 743 05 41 57) («Optimia»), a quien lo contrata (el «Cliente»).

1.2. El Servicio se dirige exclusivamente a empresarios y profesionales. El Cliente declara que contrata en el ámbito de su actividad empresarial o profesional y que no tiene la condición de consumidor o usuario conforme al Real Decreto Legislativo 1/2007. Quien se registra en nombre de una empresa declara tener capacidad para obligarla.

1.3. Forman parte del contrato: estas condiciones; los datos del plan y de los complementos elegidos en el alta o en la aplicación; la política de privacidad; y el contrato de encargo del tratamiento del Anexo I. El Cliente los acepta al registrarse o al usar el Servicio.

2. Descripción del Servicio

2.1. Optimia es una plataforma de software en la nube (SaaS) para asesores y asesorías energéticas que incluye, según el plan: comparador de tarifas de electricidad y gas, lectura de facturas, informes y propuestas, CRM (clientes, suministros, oportunidades, tareas y contactos) y herramientas de seguimiento.

2.2. Planes. El Servicio se contrata mediante un plan de suscripción mensual que incluye un usuario gerente, un número de créditos mensuales para las funciones de inteligencia artificial y las funciones descritas en la web y en el proceso de alta. Se pueden añadir usuarios adicionales («asientos extra»), cada uno con su precio.

2.3. Complementos. Algunas funciones se contratan aparte, con precio propio: entre otras, Optimia Pro (correo y WhatsApp conectados, aceptación de ofertas desde el móvil, seguimiento de contratos y plantillas con la marca del Cliente), los packs de créditos adicionales, el Buzón Optimia y la conexión de buzones de Microsoft 365 (cláusula 8).

2.4. Marketplace. La compra de oportunidades comerciales en el Marketplace se rige, además, por las condiciones particulares que se muestren en él.

2.5. Inteligencia artificial. Algunas funciones usan modelos de inteligencia artificial de proveedores externos (cláusula 7).

3. Condiciones de prestación del Servicio

3.1. Licencia de uso. Optimia concede al Cliente, mientras el contrato esté vigente, una licencia de uso del Servicio no exclusiva, intransferible y no sublicenciable, limitada a sus propios usuarios y a su actividad.

3.2. Acceso. El Servicio se presta a través de internet sobre infraestructura en la nube compartida, gestionada por Optimia y sus proveedores. El Cliente es responsable de disponer de conexión y de un navegador actualizado.

3.3. Cuenta y usuarios. El alta crea una cuenta a nombre del Cliente (autónomo o empresa) con un primer usuario gerente, que puede dar de alta a otros usuarios y asignarles roles y permisos. Los datos pertenecen a la cuenta del Cliente, no a cada usuario. Los datos de la cuenta, que son también los de facturación, deben ser veraces y estar actualizados.

3.4. Credenciales. Cada usuario es personal e intransferible. El Cliente responde de que sus usuarios custodien sus credenciales y de las acciones realizadas con ellas, y avisará sin demora a Optimia si sospecha de un acceso no autorizado.

3.5. Uso razonable. El uso del Servicio debe ajustarse a la actividad normal de una asesoría del tamaño del plan contratado. Optimia podrá aplicar límites técnicos razonables (por ejemplo, de almacenamiento o de volumen de procesamiento) para proteger el Servicio, avisando antes al Cliente cuando le afecten.

3.6. Mantenimiento. Optimia podrá realizar tareas de mantenimiento y actualización. Las programadas que afecten de forma relevante a la disponibilidad se avisarán con antelación y se procurará hacerlas en horarios de bajo uso.

3.7. Comunicaciones. Las comunicaciones relativas al Servicio (facturación, seguridad, novedades y cambios en el Servicio o en estas condiciones) se harán por correo electrónico a la dirección de la cuenta o mediante avisos en la aplicación, y forman parte del contrato. Además, conforme al artículo 21.2 de la LSSI-CE, Optimia podrá enviar a los usuarios del Cliente ofertas de sus propios productos y servicios similares a los contratados. Cada usuario puede oponerse al registrarse, desde Cuenta › Comunicaciones o con el enlace de baja incluido en cada comunicación, sin coste alguno.

4. Precio y forma de pago

4.1. El precio es el del plan, los asientos extra y los complementos contratados, según las tarifas vigentes publicadas en la web o mostradas en la aplicación. Los precios no incluyen el IVA.

4.2. Prueba gratuita. Las cuentas nuevas disfrutan de un periodo de prueba gratuito de un mes (30 días). Para iniciarlo se pide un medio de pago, que no se carga hasta que termina la prueba. Si el Cliente no cancela antes de que termine, la suscripción se activa y se cobra el primer periodo.

4.3. Pago. El cobro se realiza por adelantado, al inicio de cada periodo, mediante Stripe con el medio de pago indicado por el Cliente. Las altas o bajas de asientos y complementos durante un periodo se reflejan en la facturación según se indique en la aplicación.

4.4. Facturas. Optimia emitirá factura electrónica, que enviará al correo de facturación de la cuenta.

4.5. Cambios de precio. Optimia podrá modificar las tarifas avisando con al menos 30 días de antelación. El nuevo precio se aplicará desde el siguiente periodo de facturación; si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar antes, sin coste.

4.6. Créditos. Los créditos mensuales del plan se renuevan al inicio de cada periodo y no se acumulan de un mes a otro. Los packs de créditos son de pago único y caducan a los 3 meses de su compra. Si se agotan los créditos, solo se pausan las funciones que usan inteligencia artificial; el resto del Servicio sigue funcionando.

5. Duración y cancelación

5.1. El contrato no tiene periodo mínimo de permanencia. La suscripción se renueva automáticamente por periodos iguales (mensuales o anuales) hasta que se cancele.

5.2. El Cliente puede cancelar en cualquier momento desde la aplicación. La cancelación surte efecto al final del periodo ya pagado; no se reembolsan periodos iniciados, salvo que la ley lo exija.

6. Uso del Servicio

6.1. El Cliente usará el Servicio conforme a la ley, a estas condiciones y a la buena fe, y es el único responsable de la información que cargue o trate en él y de su relación con sus propios clientes.

6.2. En particular, el Cliente garantiza que cuenta con base legal para tratar en Optimia los datos personales de sus clientes y con las autorizaciones necesarias para las gestiones que realice en su nombre (incluida la del Buzón Optimia).

6.3. Queda prohibido: usar el Servicio con fines ilícitos o fraudulentos; enviar comunicaciones comerciales no solicitadas o suplantar a personas o empresas; intentar acceder a datos de otras cuentas o vulnerar la seguridad; hacer ingeniería inversa, descompilar o copiar el software; extraer datos de forma masiva o automatizada fuera de las funciones previstas; sobrecargar el Servicio; y revender, sublicenciar o poner el Servicio a disposición de terceros ajenos a la cuenta.

7. Comparativas, informes e inteligencia artificial

7.1. Las comparativas, ahorros, previsiones e informes son orientativos. Se calculan con los datos de las facturas, el catálogo de tarifas disponible y supuestos razonables, y pueden contener errores o quedar desactualizados (precios, peajes, impuestos). El Cliente debe revisarlos antes de presentarlos o de firmar nada con sus clientes.

7.2. Optimia no es parte de la relación entre el Cliente, sus clientes y las comercializadoras, ni responde de las condiciones que estas ofrezcan o apliquen.

7.3. Los resultados de las funciones de inteligencia artificial (lectura de facturas, clasificación de correos, borradores de respuesta, asistentes) pueden ser inexactos y deben revisarse antes de usarlos frente a terceros. Las respuestas automáticas solo se activan si el Cliente lo decide expresamente, y bajo su responsabilidad. Los proveedores de IA no pueden usar los datos del Cliente para entrenar sus modelos.

8. Servicios específicos

8.1. Buzón Optimia.

• Permite asignar a cada titular de suministros una dirección de optimiamail.es para recibir las comunicaciones de las comercializadoras, guardarlas, reenviarlas a los destinatarios indicados y avisar al Cliente de las importantes.
• Antes de activarlo, el Cliente debe contar con la autorización firmada de su cliente (Optimia facilita una plantilla) y declararlo en la aplicación. El Cliente es el único responsable de esa autorización.
• Optimia presta este servicio con una obligación de medios, no de resultado, y no responde de comunicaciones que la comercializadora no envíe a esa dirección (burofax, correo postal, SMS o llamadas), ni de incidencias de las comercializadoras o de los servidores de correo de los destinatarios.
• Si la suscripción se suspende o termina, los buzones activos se mantienen durante un periodo de gracia de 90 días, en el que solo reciben y reenvían las comunicaciones, para que el Cliente pueda cambiar la dirección de contacto en los contratos. Después se desactivan.
• Los cambios de asesor y la portabilidad de una dirección entre cuentas se rigen por lo indicado en la aplicación.

8.2. Conexión de buzones de Microsoft 365. Permite conectar un buzón de Microsoft 365 del Cliente (por ejemplo, un buzón compartido) para leerlo y responderlo desde Optimia. El Cliente concede los permisos en Microsoft, es responsable de conectar solo buzones sobre los que tenga derecho y de limitar los permisos a ese buzón, y puede desconectarlo en cualquier momento.

8.3. WhatsApp. Las funciones de WhatsApp están sujetas además a las condiciones y políticas de Meta (WhatsApp Business).

9. Modificación del Servicio

9.1. Optimia puede mejorar, ampliar o modificar las funciones del Servicio para adaptarlo a la evolución técnica, a los cambios normativos o a las necesidades de los clientes.

9.2. Si una modificación elimina o reduce de forma sustancial una función esencial del plan contratado, Optimia lo avisará con al menos 30 días de antelación y el Cliente podrá cancelar sin coste antes de que se aplique.

10. Atención al cliente

10.1. 24/7 con el asistente de IA. El Cliente dispone en todo momento de un asistente de inteligencia artificial en la aplicación (y, en su caso, por WhatsApp) para resolver dudas de uso y orientarle.

10.2. Equipo humano. Las incidencias y solicitudes que requieran intervención del equipo de Optimia se atienden en días laborables a través de los canales indicados en la aplicación, en alexander@optimia-app.es o por WhatsApp en el +34 743 05 41 57.

10.3. Reclamaciones. El Cliente puede presentar reclamaciones en esos canales. Optimia las responderá en el plazo máximo de un mes.

11. Calidad y nivel de servicio

11.1. Optimia trabaja para que el Servicio esté disponible de forma continua, con un objetivo de disponibilidad mensual del 99,5 %, excluidos el mantenimiento programado y las causas ajenas a Optimia (proveedores, fuerza mayor, problemas de conexión del Cliente).

11.2. Clasificación y objetivos de atención. (en días laborables):

11.3. Copias de seguridad. Se realizan copias de seguridad automáticas de la base de datos con el objetivo de no perder más de 24 horas de información ante un incidente grave.

11.4. Estos niveles son objetivos de calidad, no compromisos con compensación económica. Su incumplimiento no da derecho a descuentos ni indemnizaciones, sin perjuicio de lo previsto en la cláusula 14.

12. Suspensión del Servicio

12.1. Por impago. Si un cobro falla, Optimia avisará al Cliente y lo reintentará. Si el impago se mantiene 15 días después del aviso, Optimia podrá suspender el acceso hasta que se regularice, salvo el periodo de gracia del Buzón Optimia (cláusula 8.1). Si el impago se mantiene 3 meses, Optimia podrá resolver el contrato.

12.2. Por seguridad o uso indebido. Optimia podrá suspender de forma inmediata, total o parcialmente, el acceso de un usuario o de la cuenta si detecta un riesgo para la seguridad, un uso contrario a la cláusula 6 o una orden de una autoridad, avisando al Cliente y levantando la suspensión cuando desaparezca la causa.

13. Extinción y resolución

13.1. El contrato se extingue por: cancelación del Cliente; incumplimiento grave de cualquiera de las partes no subsanado en 30 días desde que se le requiera; impago según la cláusula 12.1; fuerza mayor que impida prestar el Servicio durante más de 60 días; o cese del Servicio por decisión de Optimia, avisando con al menos 90 días de antelación.

13.2. Exportación de datos. Tras la extinción, el Cliente podrá exportar durante 30 días los datos de su cuenta en formatos estándar (por ejemplo, hojas de cálculo y PDF). Optimia no realiza migraciones a otros proveedores. Pasado ese plazo, los datos se suprimirán según el Anexo I, salvo obligación legal de conservarlos.

14. Limitación de responsabilidad

14.1. Optimia responde de los daños directos causados por incumplimiento doloso o gravemente negligente de estas condiciones.

14.2. En los demás casos, y en la medida permitida por la ley, la responsabilidad total de Optimia frente al Cliente se limita al importe pagado por el Servicio en los 12 meses anteriores al hecho que la origine.

14.3. Optimia no responde del lucro cesante, la pérdida de negocio o de oportunidades, ni de daños indirectos, ni de las decisiones que el Cliente o sus clientes tomen basándose en comparativas, informes o resultados de la inteligencia artificial, ni de los fallos de servicios de terceros (comercializadoras, Microsoft, Meta, proveedores de correo o de pagos).

14.4. El Cliente mantendrá indemne a Optimia frente a reclamaciones de terceros derivadas del uso indebido del Servicio, de datos cargados sin legitimación o de la falta de las autorizaciones exigidas.

15. Subcontratación y cesión

15.1. Optimia puede apoyarse en proveedores para prestar el Servicio (alojamiento, base de datos, correo, pagos, inteligencia artificial, mensajería), que actúan como subencargados del tratamiento según el Anexo I.

15.2. Optimia podrá ceder el contrato a otra sociedad de su grupo o a la sociedad que en el futuro explote Optimia, avisando al Cliente con 30 días de antelación; la cesión no reducirá sus derechos. El Cliente no podrá ceder el contrato sin el consentimiento de Optimia.

16. Propiedad intelectual e industrial

16.1. Optimia (el software, sus diseños, textos, marcas, logotipos y bases de datos propias, como el catálogo de tarifas) es titularidad de Mext Marketing SL o de sus licenciantes. El contrato no transmite ningún derecho de propiedad al Cliente, más allá de la licencia de la cláusula 3.1.

16.2. Los datos que el Cliente carga o recibe en el Servicio son suyos. El Cliente concede a Optimia solo el permiso necesario para tratarlos y prestarle el Servicio, y garantiza que tiene los derechos necesarios sobre los contenidos que incorpora (por ejemplo, logotipos o textos de sus informes).

16.3. Optimia podrá usar datos agregados y anonimizados, que no identifiquen a ninguna persona ni al Cliente, para mejorar el Servicio y elaborar estadísticas.

16.4. Las sugerencias de mejora que el Cliente comunique podrán usarse libremente por Optimia.

17. Protección de datos

17.1. Datos del Cliente y de sus usuarios. Optimia los trata como responsable, según la política de privacidad. Información básica:

17.2. Datos de los clientes del Cliente. Optimia los trata como encargado del tratamiento, según el contrato del Anexo I.

18. Confidencialidad

Cada parte mantendrá confidencial la información de la otra a la que acceda por el Servicio y que no sea pública, y solo la usará para cumplir el contrato. Esta obligación se mantiene después de su extinción.

19. Modificación de estas condiciones

Optimia podrá modificar estas condiciones para adaptarlas a cambios legales, técnicos o del Servicio, avisando con al menos 30 días de antelación por correo o en la aplicación. Si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar sin coste antes de que entren en vigor; si sigue usando el Servicio, se entenderán aceptadas.

20. Condiciones generales

20.1. Estas condiciones tienen la naturaleza de condiciones generales de la contratación conforme a la Ley 7/1998. El Cliente declara haberlas leído, entendido y aceptado antes de contratar, y puede consultarlas, guardarlas e imprimirlas en todo momento en la web de Optimia.

20.2. Si alguna cláusula fuera declarada nula, las demás seguirán vigentes. Que Optimia no ejerza un derecho en un momento dado no supone su renuncia.

21. Legislación aplicable y fuero

Estas condiciones se rigen por la ley española. Para cualquier controversia, las partes se someten a los juzgados y tribunales de Zaragoza.

Anexo I · Contrato de encargo del tratamiento

En cumplimiento del artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

1. Partes. El Cliente actúa como responsable del tratamiento (o, en su caso, como encargado de sus propios clientes, y Optimia como subencargado). Mext Marketing SL actúa como encargado del tratamiento («el Encargado»).

2. Objeto y duración. Tratar, por cuenta del Cliente, los datos personales que este cargue, genere o reciba en el Servicio, con la única finalidad de prestárselo, durante la vigencia del contrato y hasta su devolución o supresión (punto 9).

3. Descripción del tratamiento.

No se prevé el tratamiento de categorías especiales de datos.

4. Instrucciones. El Encargado tratará los datos solo según las instrucciones documentadas del Cliente (estas condiciones y la configuración que haga en la aplicación) y le informará si alguna le parece contraria a la normativa.

5. Confidencialidad. El Encargado garantiza que las personas autorizadas a tratar los datos se han comprometido a respetar su confidencialidad.

6. Seguridad. El Encargado aplicará las medidas del artículo 32 del RGPD, entre ellas: cifrado de las comunicaciones, contraseñas con cifrado irreversible, cifrado de las credenciales de terceros, separación de los datos entre cuentas, control de acceso por roles y permisos, registro de cambios y copias de seguridad.

7. Subencargados. El Cliente autoriza de forma general al Encargado a recurrir a los subencargados indicados en la política de privacidad. El Encargado les impondrá las mismas obligaciones de protección de datos y avisará al Cliente con 15 días de antelación de cualquier cambio, para que pueda oponerse por motivos razonables; si la oposición impide prestar el Servicio, el Cliente podrá cancelar. Las transferencias internacionales solo se realizarán con las garantías del capítulo V del RGPD.

8. Asistencia y brechas. El Encargado asistirá al Cliente en la atención de los derechos de los interesados y en sus demás obligaciones, y le notificará sin dilación indebida, y como máximo en 48 horas, las violaciones de seguridad que afecten a sus datos, con la información disponible.

9. Fin del encargo. Al terminar el contrato, el Encargado permitirá exportar los datos durante 30 días y después los suprimirá, salvo que la ley exija conservarlos, en cuyo caso los mantendrá bloqueados.

10. Auditoría. El Encargado pondrá a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento y permitirá auditorías razonables, con preaviso de 30 días, a costa del Cliente y sin comprometer la seguridad ni la confidencialidad de otros clientes.

11. Obligaciones del Cliente. El Cliente garantiza que tiene base legal para que el Encargado trate los datos, que ha informado a los interesados y que cuenta con las autorizaciones necesarias (en particular, las de sus clientes para el Buzón Optimia).