Esta política explica cómo tratamos los datos personales en Optimia, la plataforma de software para asesores y asesorías energéticas disponible en optimia-app.es, sus subdominios y el dominio optimiamail.es.
1. Responsable del tratamiento
| Responsable | Mext Marketing, S.L. (marca comercial «Optimia») |
| CIF | B93841641 |
| Domicilio social | Paseo de la Independencia 30, 1.º C, 50004 Zaragoza |
| Datos registrales | Registro Mercantil de Zaragoza, hoja Z-78609, inscripción 1.ª |
| Correo electrónico | alexander@optimia-app.es |
| +34 743 05 41 57 | |
| Sitio web | optimia-app.es |
No tenemos designado un delegado de protección de datos porque no estamos obligados a ello. Las condiciones de contratación están en las condiciones del servicio.
2. Dos papeles distintos: responsable y encargado
Optimia trata datos personales en dos situaciones diferentes, y nuestras obligaciones cambian en cada una:
- Como responsable del tratamiento, con los datos de quienes visitan nuestra web, nos escriben o contratan Optimia: los asesores, las asesorías y sus usuarios. Esta política se refiere principalmente a este caso.
- Como encargado del tratamiento, con los datos que los asesores cargan o reciben en Optimia sobre sus propios clientes: facturas de luz y gas, suministros, contactos, comparativas, correos del buzón y mensajes de sus canales conectados. En ese caso, el responsable es el asesor o la asesoría, que decide para qué se usan; Optimia solo los trata siguiendo sus instrucciones y según el contrato de encargo del tratamiento incluido en las condiciones del servicio (Anexo I).
Si eres cliente de un asesor que usa Optimia, para ejercer tus derechos dirígete a tu asesor. Si nos escribes a nosotros, le trasladaremos tu solicitud.
3. Qué datos tratamos, para qué y con qué base legal
| Finalidad | Datos | Base legal | Plazo |
|---|---|---|---|
| Atender a quien nos escribe (correo, WhatsApp o formularios) | Nombre, correo, teléfono, empresa y lo que nos cuentes | Tu consentimiento y, si nos pides información para contratar, medidas precontractuales (art. 6.1.a y 6.1.b RGPD) | El necesario para responder; si no llegas a contratar, como máximo 12 meses |
| Prestar el servicio a los clientes de Optimia (autónomos y asesorías), facturar y cobrar | Datos de la cuenta y de facturación: nombre o razón social, NIF/CIF, representante, dirección, teléfono y correos | Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD) y obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD) | Mientras la cuenta esté activa y, después, bloqueados durante los plazos legales |
| Dar acceso a los usuarios de una cuenta y proteger la cuenta | Nombre, correo, móvil, rol, contraseña cifrada, accesos y registro de cambios | Ejecución del contrato e interés legítimo en la seguridad (art. 6.1.b y 6.1.f RGPD) | Mientras el usuario exista; registros de seguridad, 12 meses |
| Verificar el correo y el móvil al crear la cuenta | Correo y móvil, y los códigos enviados por correo o WhatsApp | Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD) | Los códigos de verificación caducan a los pocos minutos |
| Iniciar sesión con Google | Nombre, correo e identificador de Google | Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD) | Mientras la cuenta esté activa |
| Analítica de la web y publicidad (medir visitas y anuncios, mostrar publicidad de Optimia en otras webs y redes) | Datos de navegación, identificadores de cookies y del dispositivo, dirección IP | Tu consentimiento en el aviso de cookies (art. 6.1.a RGPD y art. 22.2 LSSI-CE) | Según la política de cookies, o hasta que lo retires |
| Enviar avisos del servicio y novedades de Optimia (facturación, seguridad, cambios en el servicio o en las condiciones) | Correo y teléfono | Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD) | Mientras la cuenta esté activa |
| Enviar a los clientes ofertas de productos y servicios propios de Optimia similares a los contratados | Nombre y correo | Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD y art. 21.2 LSSI-CE). Puedes oponerte al registrarte, desde Cuenta › Comunicaciones o con el enlace de baja de cada correo | Hasta que te des de baja |
| Enviar ofertas comerciales a quien no es cliente | Correo y teléfono | Tu consentimiento (art. 6.1.a RGPD y art. 21.1 LSSI-CE) | Hasta que lo retires |
| Cumplir obligaciones legales (facturación, impuestos, reclamaciones) | Los estrictamente necesarios | Obligación legal (art. 6.1.c RGPD) | Plazos mercantiles y fiscales (hasta 6 años) |
No tratamos categorías especiales de datos ni vendemos o cedemos datos personales con fines comerciales. Puedes darte de baja de las novedades en cualquier momento desde el propio mensaje o escribiéndonos.
4. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas
Algunas funciones de Optimia usan inteligencia artificial: la lectura de facturas, la clasificación de correos y el asistente virtual Alexander, que atiende por WhatsApp y dentro de la aplicación. Los precios y ahorros de las comparativas los calcula nuestro motor de tarifas con los precios vigentes, no la IA por su cuenta.
No tomamos decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos sobre ti (art. 22 RGPD). Las propuestas de la IA las revisa una persona antes de tener efectos frente a terceros, salvo que el asesor active expresamente respuestas automáticas. Enviamos a los proveedores de IA solo lo necesario para cada tarea, con contratos que les prohíben usar los datos para entrenar sus modelos.
5. Servicios con tratamientos específicos
5.1 Buzón Optimia (optimiamail.es)
Si un asesor activa el buzón, se crea una dirección de correo bajo optimiamail.es que se usa como contacto en los contratos de suministro. Optimia recibe en ella las comunicaciones de las comercializadoras, las guarda, las clasifica, las reenvía a las direcciones que el cliente ha indicado y avisa al asesor de las importantes. Optimia actúa como encargado del asesor, que es quien cuenta con la autorización de su cliente. Optimia nunca responde en nombre del cliente desde estas direcciones.
5.2 Buzones de correo conectados
Si un asesor conecta a Optimia un buzón de su asesoría (por ejemplo, de Microsoft 365):
- Accedemos solo al buzón que el asesor autoriza y con los permisos que concede: leer, organizar y enviar correo de ese buzón.
- Usamos los correos únicamente para mostrarlos en Optimia, responderlos desde Optimia, vincularlos a los clientes del CRM y, si el asesor lo activa, para que el asistente los clasifique, resuma o proponga respuestas que el asesor revisa antes de enviar.
- No usamos esos datos para publicidad, no los vendemos y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
- Guardamos los datos de acceso cifrados. El asesor puede desconectar el buzón en cualquier momento y pedir que borremos lo importado.
5.3 WhatsApp de Optimia
Si escribes a nuestro WhatsApp (+34 743 05 41 57), tratamos tu número, tu nombre de perfil, los mensajes y los archivos que envíes (por ejemplo, una factura) para atenderte. Te responde Alexander, nuestro asistente con IA, y una persona del equipo puede intervenir en la conversación cuando haga falta. Nunca te pediremos contraseñas ni datos bancarios por WhatsApp.
5.4 WhatsApp de los asesores
Si un asesor conecta su propio número de WhatsApp a Optimia, el responsable de esas conversaciones es el asesor y Optimia actúa como su encargado.
6. A quién comunicamos los datos
No cedemos datos a terceros, salvo obligación legal (administraciones públicas, juzgados y tribunales). Para prestar el servicio contamos con proveedores que actúan como encargados o subencargados del tratamiento, con contrato y las garantías del RGPD:
| Proveedor | Para qué | Ubicación de los datos |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Alojamiento de la web y la aplicación | EE. UU. |
| Neon Inc. | Base de datos | Londres (Reino Unido) |
| Resend (Plus Five Five Inc.) | Envío y recepción de correo, incluido optimiamail.es | Irlanda (UE) y EE. UU. |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Cobro de las suscripciones | UE y EE. UU. |
| Anthropic PBC | Modelos de IA (lectura de facturas, asistentes) | EE. UU. |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | WhatsApp Business | UE y EE. UU. |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | Conexión de buzones de Microsoft 365 (solo si el asesor lo activa) | UE, o según la cuenta de la asesoría |
| Google Ireland Ltd. | Inicio de sesión con Google | UE y EE. UU. |
Solo si aceptas las cookies de analítica o de publicidad, los datos de navegación que recogen llegan también a Google, Meta y LinkedIn, según las herramientas que estén activas (detalle en la política de cookies). En las herramientas publicitarias podemos ser corresponsables con ellas de la recogida de esos datos en nuestra web; el tratamiento posterior que hagan es responsabilidad suya.
7. Transferencias internacionales
Algunos proveedores están fuera del Espacio Económico Europeo. Solo transferimos datos cuando existe una garantía adecuada: una decisión de adecuación de la Comisión Europea (por ejemplo, la del Reino Unido o el Marco de Privacidad de Datos UE–EE. UU. para las empresas adheridas) o cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión. Puedes pedirnos información sobre estas garantías en alexander@optimia-app.es.
8. Conservación
Conservamos los datos solo durante los plazos indicados en la tabla de la sección 3. Los datos que tratamos como encargado se conservan mientras dure el contrato con el asesor; al terminar, se le devuelven o se suprimen, a su elección, en un plazo máximo de 30 días.
Cuando termina un plazo, suprimimos los datos o, si una ley nos obliga a conservarlos, los bloqueamos (art. 32 LOPDGDD): quedan guardados únicamente a disposición de jueces, tribunales y autoridades competentes, y se eliminan al terminar ese plazo.
9. Tus derechos
Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, y retirar tu consentimiento en cualquier momento, escribiendo a alexander@optimia-app.es o a nuestro domicilio social e indicando qué derecho ejerces. Te responderemos en el plazo máximo de un mes.
Si consideras que no hemos tratado bien tus datos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es). Recuerda: si tus datos los ha cargado en Optimia tu asesor energético, el responsable es él (sección 2).
10. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo: conexiones cifradas, contraseñas guardadas con cifrado irreversible, credenciales de terceros cifradas, separación de datos entre cuentas, permisos por roles, registro de cambios y copias de seguridad. Ningún sistema es infalible; si se produjera una brecha de seguridad, actuaríamos y notificaríamos según exige el RGPD.
11. Edad mínima
Optimia es un servicio para profesionales y empresas. No está dirigido a menores de 18 años ni tratamos sus datos de forma consciente.
13. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política para adaptarla a cambios legales o del servicio. Publicaremos aquí la versión vigente con su fecha y, si el cambio es importante, avisaremos a los clientes con antelación por correo o en la aplicación.